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解决方案

企业如何开展在家办公?用好这4个功能就对了!

  • 发布时间:2020-02-28
  • 发布者: 本站
  • 来源: 群晖
  • 阅读量:

因为疫情影响,许多企业都开始在家办公,但是员工都在五湖四海,而办公文件又都在公司怎么办?我们带来教程,告诉群晖用户如何为员工快速实现在家办公。

一般来说,当离开公司内网来调取文件,需要先连接公司专线,如果连接失败,要再赶紧翻取邮件、聊天等记录,看是否有这份文件的踪迹,而这时候,效率往往就被拖延了。

通过群晖Drive,部署一套在家即可办公的文件服务器,并且可以随时同步团队最新版本文件在统一路径,实现文件的集中管理。

要如何快速部署呢?

首先使用具有管理员权限的账户登录群晖NAS,进入下载

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下载成功后,会出现两个应用套件,一个即是套件,而另一个是,可以总览客户端、日志,并设置团队共享文件夹等。

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使用Drive前,需要进入控制台,选择已有文件夹设置为团队文件,这样团队成员即可以看到该文件夹,集中进行存取以及实时同步。

需要提醒的是,Drive提供文件多版本功能,即一个文件可以保留最多32个历史版本,所以在设置团队文件时,要同时设定需要保留的最高版本数。

版本数如保留过多,会过度占用NAS的存储空间容量,建议根据需求来设定版本数量。

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确定后,会弹出提示,需要确认员工账户权限,以确保有使用权的账户可以在本地和NAS中同步这个团队文件夹。

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进入控制面板,确认账户对于团队文件的访问权限

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这里,基础的设定就完成了。之后就可以使用Drive来解决文件同步、协作和共享了。


实时同步,多台电脑统一版本

不用耽误时间找final

团队工作文件,往往容易散落在不同员工电脑中,无法及时统一信息,获取最终版本,通过Drive,即可以实现多台电脑间的文件同步,便于集中管理。

要实现在电脑本地和NAS间同步文件,首先要在电脑下载Drive客户端,Drive支持Windows、Mac、Ubuntu,可以跨平台同步Drive文件

下载客户端可以打开Drive网页端,点击界面左下角账户头像进行下载。

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下载PC版客户端,安装后运行。进入同步任务,进行设置。

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对于文件同步设置可以观看视频,可以选择单向或双向同步模式。

(请在WiFi下观看,横屏视觉更佳)

设置同步路径后,打开客户端界面,可以看到同步任务情况。同步完成后,就可以在电脑上看到NAS同步文件了。

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文件的实时同步,尤其适用于需要大容量文件交互传输,或是频繁修改更新版本的影视、设计、市场、文案等工作领域,不仅解决大容量文件在线传输缓慢,还可以确保文件的统一性。

尤其当团队多人在家办公时,大家各自完成的最新工作内容可以及时保存到统一路径,不会造成版本混乱,也能保障传输效率,而不用一直开着电脑等待在线传输。

另外,如果担心同步文件会占用电脑本地容量,可以在设置同步时,一并开启,即可以看到同步文件目录,又可以根据需求将文件同步到电脑,功能介绍可点击浏览《开启「按需同步」,为企业云盘效能减负》

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协作编辑文档,不用接龙等待

同时编辑,效率加倍

解决了文件同步,通过结合群晖Office,Drive网页端还可以多人在线协作。即是在上文中控制台中设定的,不同权限的账户可以看到自己对应权限的团队文件,随时存取文件,省去在线传输的等待。

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要实现多人协作,需要先下载群晖Office,即可多人在线编辑表格、文档和幻灯片,适用于信息统计、文案修改、总结报告等需要不同成员,甚至跨部门一起编辑的场景。另外,还可以实时添加评论、批注等,成员可以即时回复,减少沟通时长

以往要是多人或一个部门同时处理一个表格或是文档,需要等待前序人员完成后才能编辑,效率不足且也容易出错。

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完成编辑后还可以通过一个链接发送给客户确认,并且Drive支持对链接添加密码及访问有效期,来保护文件安全隐私。并且根据需求,可以勾选是否允许

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移动办公

微信文档,一键转存

在下载客户端时,可以看到还有移动设备,Drive支持Android、iOS系统,对于不便使用电脑时,可以直接在手机或平板上浏览文件。而通过离线访问,在网络不稳定时也可以浏览文件。

另外,当在微信上收到文件时,还可以转存到Drive中,以免文件过期清理。

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云上NAS

轻量部署,便捷应用

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更多应用

Drive提供在家办公解决方案,作为私有云环境下的文件服务器,也特别适合例如教育行业,可以及时上传下发教学文件、课件等,也可通过在线协作来统计和安排这段时间在家里的课表计划、教学进度等。


另外,如果团队需要及时共享计划日历也可以使用群晖Calendar,或是通过群晖Chat来进行内部敏感信息的在线沟通,作为公司内部的通讯工具。

最后,希望大家在这一场疫情中顺利度过,感谢为疫情努力、付出、奋斗的所有可爱的人们。这段期间,群晖技术支持会正常提供服务,为用户解决异地办公遇到的问题。